Sobre la base de los asientos hechos en las cuentas del Mayor General ilustrados hasta ahora, se puede preparar el Balance General.
Supongamos que no han habido otras transacciones adicionales entre la preparación del Balance General y el fin del año fiscal.
Al final del año se harían asientos cerrando las cuentas de presupuesto y las cuentas de ingresos y egresos. El asiento para cerrar las cuentas de ingresos estimados real, es como sigue:
Asiento en el mayor subsidiario de ingreso.
Los siguientes puntos deben tomarse en cuenta en el asiento precedente:
1. Antes de que las cuentas subsidiarias de ingreso fueran cerradas, algunas tenían saldos al débito y otras al crédito. Aquellas que reflejaban ingresos estimados mayores que los ingresos reales, tenían balance débito; mientras que aquellas que tenían ingresos reales mayores que los ingresos estimados, tenían saldos al crédito.
2. Las cuentas que tenían ingresos reales mayores que los ingresos estimados, fueron debitadas; mientras que aquellas en las que los ingresos estimados superaron a los ingresos reales, fueron acreditadas.
3. El total de los créditos es mayor que el total de los débitos por $ 1.390. En otras palabras: los ingresos estimados superaron a los ingresos reales por ese monto. En consecuencia, la cuenta de superávit No Apropiado fue debitada en $ 1.390.-
4. El lector debe comparar los montos mostrados en la explicación con el asiento precedente que tiene los montos exhibidos en la última columna de la tabla 4.
El asiento para liquidar las cuentas de apropiación, gastos y compromisos incurridos, es como sigue:
Asientos en el mayor subsidiario de apropiación.
Nótese los siguientes puntos del anterior asiento:
1. Antes de que las cuentas subsidiarias de apropiación fueran líquidas, tenían, con una excepción, saldos al crédito, que representaba el saldo no comprometido de cada apropiación.
La única excepción es la cuenta de Equipo del Departamento de Policía, en la cual los gastos reales y los compromisos incurridos excederían el monto de la apropiación.
Todas las cuentas, excepto la nombrada, fueron debitadas, a fin de liquidar sus saldos al crédito. Por otra parte, la cuenta Equipo del Departamento de Policía fue acreditada a fin de liquidar su saldo al débito.
2. El excedente de los débitos sobre los créditos, a saber, de $ 5.450, representa saldos de apropiación no utilizados y va a incrementar el saldo de la Cuenta Superávit No-Apropiado.
3. La información señalada en la explicación al asiento anterior, también está reflejada en la última columna del estado ilustrado en la tabla 5. Observe que alguna de las cuentas nominadas en la tabla 5 están señaladas en la explicación al asiento anterior. La razón es que no tienen saldos, porque las apropiaciones son iguales a los gastos más los compromisos incurridos.