Existen numerosas similitudes entre las contabilidades gubernamental y comercial. Como ejemplos se pueden citar el sistema de teneduría de libros por partida doble, el de uso de la contabilidad de efectivo o devengado, y la preparación de balance general y estados de operación. Por otra parte, existen muchas diferencias. Estas diferencias se deben a: 1) la carencia de un afán de lucro en el gobierno; y 2) la necesidad de cumplir con las disposiciones legales.
Un sistema de contabilidad de una empresa de negocios tiene por objetivo principal demostrar el estado financiero del negocio y el resultado de sus operaciones. Un sistema de contabilidad de una unidad gubernamental tiene por objeto demostrar no sólo el estado financiero y los resultados de las operaciones, sino también el grado de cumplimiento con disposiciones legales. Las dos disposiciones legales más importantes que afectan a la contabilidad gubernamental son aquellas que se relacionan con: 1) presupuestación y 2) fondos.
La preparación y ejecución del presupuesto y los procedimientos de contabilidad relacionados con éstas, están regidos específicamente por disposiciones legales.
Los registros de contabilidad deberán ayudar a garantizar que los gastos se realicen de acuerdo con propósitos legislativos establecidos en los decretos o reglamentos de apropiaciones. Estos deben también facilitar la compilación de datos sobre ingresos y gastos, de tal manera que se haga posible la elaboración de futuros presupuestos. Por ejemplo, los ingresos deberán ser registrados de una manera y bajo clasificaciones tales, que permitan realizar una comparación entre los ingresos estimados y los ingresos reales.
Estos datos revelarán hasta qué grado los ingresos estimados estaban erróneos, podrán prevenir la repetición de tales errores, y. permitirán realizar una planeación más exacta de los gastos.
El registro de los ingresos estimados en los libros de cuentas merece mención especial porque tal registro no es frecuentemente obligatorio por ley y, por lo tanto, es omitido en muchas ocasiones.